Новая инструкция для налоговиков облегчит жизнь компаниям. Но риски все равно остаются

Налоговая служба подготовила и разослала по инспекциям специальную инструкцию, в которой содержатся сведения о том, как запрашивать у компаний документы и информацию. В Письме Федеральной налоговой службы от 26 июня 2023 г. № СД-4-2/8096@ содержатся рекомендации по истребованию документов у налогоплательщиков. Теперь налоговикам нужно действовать осмотрительнее и вдумчивее. Однако это не означает, что самодеятельность полностью ликвидирована. 

Мы изучили инструкцию и рассказали, каких изменений стоит ждать от контролеров. Далее вы узнаете о том, какие запросы точно незаконны, как проверить налоговое требование на ошибки и как мягко отказать инспекторам, чтобы не обидеть их ранимые души. Мы также подготовили чек-лист для проверки и образец «отказного» ответа в ИФНС прилагаются.

Принципы для инспекторов

В инструкции прописаны принципы, которыми должны руководствоваться налоговики при выставлении требований. 

Работая над перечнем рекомендаций, представители ИФНС ориентировались не только на пожелания налоговых инспекторов, но и на замечания налогоплательщиков. Во время работы были проанализированы многочисленные жалобы, сделаны выводы и сформулированы правила, которые призваны упростить жизнь бухгалтерам. Судите сами. 

Риск-ориентированный подход. Это прежде всего напоминание контролерам: они должны запрашивать документы и сведения только при риске нарушений. К примеру, сама по себе льгота или налог к возмещению — не повод для требований к компании или ее контрагентам. 

Инспекторам разрешено запрашивать документы по отдельным операциям и сделкам, но никак ни за период или несколько периодов. Инспектор требует, чтобы вы предоставили всю первичку за полугодие 2022 года без привязки к конкретной сделке? Знайте, что это прямое нарушение норм налогового законодательства. 

Но не все так однозначно. И в этой бочке меда есть ложка дегтя: если контролеры нашли нарушения, они вправе потребовать бумаги или пояснения за один или несколько периодов. В данном случае их требование будет обосновано необходимостью подтвердить выявленные факты. Сомневаетесь в законности их действий? Посоветуйтесь со штатным юристом или обратитесь за консультацией к аутсорсинговому специалисту.

Определенность. Четкость формулировок — один из главных принципов взаимодействия с налогоплательщиками. Данная норма обязывает проверяющих использовать в запросах четкие формулировки. Такой подход упрощает процесс коммуникации с налогоплательщиками. Руководителям компаний так проще понимать, что именно от них хотят.

Именно из-за неясных формулировок зачастую компании не могут исполнить требование инспекции. 

Рассмотрим пример из практики. В деле № А40-73716/2021 контролеры попросили руководителя компании предоставить все документы, которые относятся к реестру хозяйственных операций. Как выполнить такой запрос? Организация, естественно, отказала. Налоговики отреагировали на отказ по классике: они вынесли постановление о привлечении предпринимателя к административной ответственности.

Руководитель компании обратился в суд. При рассмотрении дела, судьи сказали, что инспекторы поступили незаконно. Почему суд вынес такое решение? Все просто: к реестру хозопераций относятся все документы организации, поэтому она не в состоянии выполнить запрос. В данном случае инспектор должен был уточнить индивидуальные признаки бумаг. Только так руководитель компании или его сотрудники могли выполнить требования представителя налоговой службы. 

Однократность. Инспекторы не должны требовать сведения и документы, которые компания уже представляла в ИФНС. Также запрос неоправдан, если контролеры получили нужные бумаги от контрагентов организации. 

Пример 1

Инспекторы запросили у компании документы. Документы были предоставлены, но не в полном объеме. За это контролеры насчитали штраф в размере 236 200 руб. — по 200 руб. за 1181 несданный документ. 

Компания обратилась с жалобой в УФНС, но управление отказало. Тогда организация отправилась в суд и выиграла дело. 

Во время судебного заседания было установлено, что ранее компания уже представляла налоговикам подлинники указанных в уведомлении документов. Кроме того, часть бумаг инспекторы забрали при выемке. Оригиналы документов так и не вернулись назад. Представители ИФНС отдали руководителю организации только копии (и то не все). Данный факт подтверждается протоколами о передаче копий.

Суд разъяснил: поскольку инспекторы не вернули оригиналы документов, то не вправе требовать от компании их копии. 

Получение информации из доступных ресурсов. Налоговые инспекторы могут получать сведения о компании из открытых источников, таких как МВД или Росреестр. Запрашивать документацию у налогоплательщика разрешается тогда, когда их нельзя получить из открытых источников или в других ведомствах.

Срочность. Точность — вежливость королей. Но если речь идет о сроках предоставления документации, представители налоговой службы должны также ориентироваться на временные возможности налогоплательщика. Если компания не успевает вовремя собрать большое количество бумаг, инспекторам необходимо идти навстречу и по мотивированному запросу продлить срок на ответ. 

Мотивированный запрос оформляется в виде уведомления. Данное уведомление необходимо отправить в ИФНС на следующий день после получения требования. В уведомлении нужно сообщить, сколько времени понадобится для представления документов. 

Отправка уведомления не является стопроцентной гарантией продления срока.  Налоговики не обязаны идти на уступки налогоплательщиков. Они вправе и отказать на основании п. 3 ст. 93 НК. Однако в идеале они должны входить в положение компаний и давать им время. 

Проверяющие обязаны в первую очередь запрашивать документы у проверяемой компании. Требования контрагентам или другим лицам направляются только в том случае, если инспектор не может получить бумаги у компании или у него есть сомнения в их достоверности.

Если инспекторам нужны документы по цепочке, начинать надо с непосредственного контрагента и затем последовательно переходить к следующим звеньям. 

Как показывает арбитражная практика, компания может не представлять документы, когда в требовании не указана цепочка контрагентов. 

Пример 2

В рамках проверки налоговики потребовали у предпринимателя предоставить документы на контрагента. Общество отказалось их представить, поскольку перечисленные бумаги касались абсолютно посторонней компании. Проверяющие оштрафовали общество. 

Руководство компании обратилось в суд. В результате постановление о привлечении к административной ответственности было отменено.

Судьи объяснили свое решение тем, что представители оштрафованной компании не могли предоставить инспекции запрашиваемую информацию, в связи с тем, что она никак не связана с проверяемым заводом. При этом в требовании налоговиков не указано, что завод является контрагентом проверяемой компании. То есть цепочка контрагентов в запросе не отражена. Общество не могло установить связь с проверяемым заводом. 

Расслабляться пока не стоит

Если налоговики станут следовать принципам, вероятно, споров будет меньше. Но не стоит слишком надеяться, что с запросами сразу все уладится. Пока арбитражная практика показывает, что инспекторы выписывают штрафы, не особо вникая, имели они право требовать эти бумаги или нет. Доказывать свою правоту предпринимателям приходится в зале судебных заседаний. Правда, суды стараются разобраться и зачастую встают на сторону компаний. 

Пример 3

Общество попросило продлить срок подачи затребованных бумаг, так как их нужно восстановить. Проверяющие согласились и после истечения нового срока направили очередное требование. В ответ организация опять обратилась с ходатайством о продлении срока, на что получила отказ. Инспекторы оштрафовали общество по пункту 1 статьи 126 НК. 

И в этом случае штраф был отменен в судебном порядке. Общество уведомило инспекцию, что не имеет возможности представить документы в связи с тем, что бывший генеральный директор не передал их новому руководителю. В офисе компании также не было этих бумаг, а документы по сделкам с контрагентами не отражены в их книгах продаж. Соответственно руководитель чисто физически не мог их передать инспектору.  

Инспекторы не предъявили доказательств, что документы у общества на самом деле есть (а в соответствии с ч. 1 ст. 65, ч. 5 ст. 200 АПК они должны были заострить на этом внимание). Так что в этой ситуации вина компании не была доказана.  

К вам не должно быть претензий, если письменно сообщили налоговикам об отсутствии запрашиваемых бумаг (абз. 1 п. 5 ст. 93.1 НК). Даже если не уточнили, почему у вас их нет. Презумпция невиновности действует и при рассмотрении налоговых споров. Это означает, что вы не обязаны доказывать свою невиновность. Функция доказывания в данном случае ложится на плечи сотрудников налоговой службы.  В противном случае штраф будет неправомерным. 

Пример 4

Проверяя декларацию по НДС к возмещению, контроллеры запросили у компании документы по контрагентам. Им нужно было проанализировать счета-фактуры, договоры с дополнительными соглашениями, акты приема-передачи и акты сверок. 

Компания не представила документы, письменно пояснив, что они не касаются налоговых вычетов. В ответ налоговики назначили штраф. 

Компания обратилась в суд и выиграла разбирательство. Судьи подтвердили: в требовании перечислены документы на реализацию, которые компания выставила своим контрагентам. Эти бумаги не связаны с налоговыми вычетами, они не указаны в качестве таковых в статье 172 НК. Значит, инспекторы не вправе их требовать. 

Пример 5

Компания отказалась представить документы по требованию. Основание: из запроса неясно, какие бумаги нужны инспекторам. Налоговики решили, что лучшая защита — это нападение, подсчитали количество несданных бумаг и оштрафовали компанию на 740 600 руб. 

Собственник компании решил защитить свои финансовые интересы и обратился в суд. Первые две инстанции поддержали компанию. Судьи пришли к выводу, что в требовании инспектора не было признаков, по которым можно идентифицировать документы. В запросе было сказано, что перечень бумаг содержится в приложении. Однако приложением оказался не список документов, а две книги учета доходов и расходов компании. То есть налоговики предлагали (или настаивали), чтобы предприниматель самостоятельно собрал документы в соответствии с записями в этих книгах. По мнению суда, компания права, что отказалась выполнить запрос. 

Инспекторы не согласились с таким решением и обратились в вышестоящие инстанции (вплоть до Верховного суда). Все они стали на защиту представителей органа исполнительной власти.

Сведения о первичке, которую хотели видеть проверяющие, отражены в книгах учета доходов и расходов. То есть компания могла самостоятельно найти документы. По мнению Верховного суда, у организации не было оснований считать формулировку требования неясной. 

Несмотря на то, что ФНС призывает инспекторов составлять понятные требования и использовать четкие формулировки, точного списка признаков, которые нужно указывать для идентификации документов, нет. У судей тоже нет однозначного мнения, они принимают то сторону налогоплательщиков, то инспекторов.

Из всего вышесказанного можно сделать вывод о том, что отказывать налоговикам из-за того, что они не написали в требовании какие-то реквизиты документов или их количество опасно.

Мягкий отказ лучше, чем молчание

Не нужно давать налоговикам лишнюю информацию: такая инициатива может быть наказуемая и налоговики могут использовать полученные сведения как компромат. 

Не хотите становится фигурантом административного правонарушения? Мы подготовили чек-лист, который не даст вам пропустить грубые изъяны в требовании. 

Рекомендуем анализировать полученное от налогового инспектора требование по чек‑листу. Он максимально лаконичный и составлен на основе принципов из новой инструкции. 

Чек-лист. Как проверить требование

1. Требование прислала инспекция, в которой компания состоит на учете 

2. Компания ранее не представляла документы, которые требуют 

3. Инспекция не нарушила срок выставления требования. 

4. Требование по пункту 2 статьи 93.1 НК касается конкретной сделки, а не периода 

5. Истребуемые документы относятся к периоду проверки 

6. Компания обязана составлять документы, которые запрашивает инспекция 

7. Наименования документов в требовании соответствуют наименованиям документов, которые составляет компания 

8. В требовании указанные правильные названия контрагентов и их ИНН 

9. Из запроса можно определить, что хочет получить инспекция. Нет формулировок вроде «иные документы», «все документы, которыми оформлялась операция» 

10. К требованию по встречке приложили поручение инспекции, которая проверяет контрагента 

11. Перечень документов, которые требуют по встречке, соответствует поручению 

Важно учесть, что требование не должно оставаться без ответа. Даже в том случае, если оно оформлено с нарушениями. В таких ситуациях молчание — это не золото, а действие, которое может повлечь за собой административную ответственность.  

Никогда не оставляйте требование без ответа. Выскажите свою позицию. При этом безопаснее хотя бы часть информации, но представить — ту, которая вам не навредит. Полностью незаконные требования бывают не так часто. Поэтому лучше, чтобы частичный отказ сопровождался некоторыми запрошенными бумагами. 

В отказе упомяните, что вы не обязаны исполнять незаконные требования (подп. 11 п. 1 ст. 21 НК). Далее объясните, почему запрос незаконный. Отправляя такое пояснение, вы показываете инспектору готовность к диалогу.

Если вы столкнулись с неправомерными действиями представителей налоговой службы или не знаете, как реагировать на их требования, обратитесь за помощью профильных специалистов. Сотрудники компании “Самитов Консалтинг” готовы оказать консультационную поддержку во время урегулирования споров с представителями ФНС, а также защитить интересы налогоплательщика в зале суда. 

Остались вопросы? Заполните форму обратной связи на сайте компании и наш специалист свяжется с вами в течение нескольких минут.