Вредные советы: как сотрудничать с самозанятыми, чтобы нарваться на крупные штрафы

Сотрудничество с самозанятыми лицами — отличный способ ведения предпринимательской деятельности. Бизнесмену не нужно платить налог за неоформленного в штат сотрудника, он также избавляется от необходимости вести кадастровый учет. Более того, самозанятому специалисту не нужно даже благоустраивать рабочее место — все эти вопросы специалист, находящийся на НПД решает самостоятельно.

С одной стороны все выглядит идеально, однако при работе с самозанятыми предприниматели допускают огромное количество ошибок, которые влекут за собой налоговые штрафы и являются основной причиной проверок.

Наличие статуса добросовестного налогоплательщика не является гарантией защиты от спорных ситуаций с представителями ФНС и сотрудниками трудовой инспекции. В этой статье бухгалтер компании Самитов Консалтинг дает те самые “вредные советы”, с помощью которых можно понять, какие нюансы сотрудничества с самозанятыми привлекут дополнительное внимание представителей ФНС.

Совет 1: В объявлении о вакансии обязательно указывайте, что соискатель должен обязательно зарегистрироваться в качестве самозанятого. 

В чем проблема? Проблема заключается в наличии слова “обязан”. Это означает, что работодатель не может указывать в объявлении требование о наличии статуса самозанятого. В теории такие жесткие рамки не являются основанием для привлечения к административной ответственности, однако на практике именно они могут стать основанием для проверок и допросов со стороны ФНС.

Как поступить? Предпринимателю или HR-специалисту необходимо “снизить тон” и смягчить требования. Хотите избежать проблем? При формировании текста объявления рекомендуется использовать более лояльные фразы, например: наличие статуса самозанятого не обязательно, но приветствуется. 

Совет 2: Верьте соискателю на слово и никогда не проверяйте наличие статуса самозанятого.

В чем проблема? Физлица могут лишиться статуса самозанятого в двух случаях:

• превышен лимит годового дохода;

• были нарушены нормы Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ.

Предприниматель или компания, которая работает с лицом, лишенным статуса самозанятого, должны будут уплатить с вознаграждения, перечисленного после аннулирования статуса самозанятости, НДФЛ по ставке 13%. Недобросовестные или неопытные руководители компаний и заказчики также могут быть привлечены к админответственности. Им грозит штраф за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП) — до 100 тыс. руб. для организации и до 20 тыс. руб. для директора за каждого фиктивного самозанятого.

Как поступить? Всегда проверяйте актуальность статуса. Уточнить информацию можно двумя способами:

• попросить исполнителя показать справку о постановке на НПД (документ можно сформировать через приложение “Мой налог”);

• зайти на официальный сайт ФНС и, используя ИНН контрагента, проверить наличие соответствующего статуса. 

Проверку рекомендуется проводить не только на начальных этапах сотрудничества с конкретным исполнителем. Анализировать его текущий статус необходимо перед каждой выплатой вознаграждения. 

Совет 3: Установите график работы и заставляйте самозанятого сотрудника работать исключительно в указанное вами время.

В чем проблема? Значение слова “самозанятый” говорит само за себя: человек может самостоятельно определять количество рабочих часов и устанавливать время, в течение которого он будет выполнять возложенные на него обязанности. Заказчик не должен ограничивать его в этом праве, в противном случае отношения контрагентов переходят в плоскость трудовых. 

В данной ситуации переквалификация отношений не происходит автоматически. Она осуществляется на основании заявления самозанятого или по предписанию Государственной инспекции труда. 

Как поступить? Предпринимателю нужно строить отношения с плательщиком НПД в соответствии с нормами закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ.

Для этого сначала нужно определиться с тем, какой сотрудник нужен вашей компании. Если речь идет о выполнении конкретной задачи (создание сайта, обслуживание банкета, запланированного на определенную дату, проведение фото или видеосъемки), заключайте гражданско-правовой договор именно с самозанятыми. Если же вы ищете сотрудника (даже удаленного) для ежедневной работы в строго установленное время, отдавайте предпочтение трудовым отношениям.

Совет 4: Обещайте самозанятому сотруднику, что будете платить зарплату два раза в месяц.

В чем проблема? Ничего страшного, если вы напишите такую информацию в объявлении о вакансии. Проблема возникнет в том случае, если вы укажите такой график выплаты вознаграждения в договоре с самозанятым специалистом. 

Дело в том, что деление заработной платы на аванс и подрасчет — это один из основных признаков трудовых отношений. Таким способом рассчитываются только со штатными сотрудниками. Самозанятые получают вознаграждение по факту выполненной работы. 

При этом не стоит уповать на юридическую безграмотность плательщика налога на профессиональный доход. Факт наличия таких взаиморасчетов будет выявлен при первой же налоговой проверке, которая определяет размеры и регулярность платежей через систему Мой налог.

Как поступить? Просто не обещайте самозанятому, что он будет получать вознаграждение за выполненную работу в один день со штатными сотрудниками. При этом в договоре с таким специалистом всегда указывайте точные сроки выполнения работы и порядок выплаты вознаграждения. 

Совет 5: Обязательно укажите в договоре должность и квалификацию самозанятого.

В чем проблема? Важно учесть, что такая информация указывается в договорах, которые заключаются со штатными сотрудниками. Если вы попадете в поле зрение налоговиков или трудовой инспекции, то первое, что сделают представители этих организаций — проверят штатное расписание. Если в нем будет указана должность, совпадающая с должностью самозанятого специалиста, договор с ним будет переквалифицирован в трудовой.

Как поступить? Никогда не указывайте эту информацию в договоре с самозанятым. Мы также рекомендуем не прописывать в соглашении информацию о должностных обязанностях такого сотрудника (данная рекомендация актуальна при совпадении обязанностей плательщика НПД с обязанностями штатных специалистов).

Совет 6: Не разрешайте самозанятому работать из дома: он обязан все время находиться в офисе!

В чем проблема? Дружный коллектив, уютный офис с кондиционером и кофемашиной, новая оргтехника — все эти плюшки оставьте для штатных сотрудников. Самозанятый не обязан все время находиться на рабочем месте. В противном случае ваши отношения из гражданско-правовых перейдут в категорию трудовых. 

Налоговые инспекторы определят фикцию при первом допросе штатных сотрудников.

Как поступить? Просто укажите в договоре информацию о том, что рабочее место для самозанятого сотрудника не предоставляется. Если специфика работы требует периодического присутствия в офисе, отобразите этот нюанс в соглашении.

Совет 7: Не пренебрегайте сотрудничеством с уволенными ранее работниками.

В чем проблема? Перевести штатных сотрудников в разряд самозанятых нельзя! Бывшие работники могут предоставлять услуги вашей компании только в том случае, если с момента расторжения трудовых отношений прошло минимум два года. При этом не важно, уволился ли сотрудник по собственному желанию или был уволен по статье. 

Представители ФНС внимательно следят за соблюдением сроков. Скрыть факт сотрудничества с бывшими работниками не получится. Дело в том, что ИНН заказчика указывается в чеке, который формируется самозанятым через систему Мой налог. По этому номеру налоговики быстро определяют, состояли ли контрагенты в трудовых отношениях или нет. 

Как поступить? Мы уже говорили о том, что сотрудничество с самозанятыми — это отличный способ экономии. Но массовое увольнение штатных сотрудников с последующим оформлением договоров гражданско-правового характера — красная тряпка для налоговиков!

Остались вопросы? Обращайтесь к специалистам Самитов Консалтинг и мы расскажем о том, как оформлять отношения с самозанятыми, чтобы у сотрудников налоговой не возникало претензий.