Подотчетные средства

Подотчетные средства – это деньги, выдаваемые сотрудникам ИП или компании для достижения важных для деятельности бизнеса задач. Это могут быть командировочные выплаты, оплата услуг третьих лиц, суммы, необходимые для покупки расходных материалов, техники, иных компонентов.

Подотчетные деньги должны выделяться в соответствии как с законодательством, так и внутренними актами компании. Разобраться в процедуре бывает не просто. На помощь придет компания Самитов Консалтинг.

Под подотчетной суммой понимают деньги, выдаваемые сотрудникам в качестве аванса на расходы, необходимые работодателю, например:

• Удовлетворение первичных хозяйственных потребностей (покупка бытовой химии, оплата ремонта помещения).
• Приобретение иных товаров (канцелярских принадлежностей, техники).
• Оплата командировочных.

Подотчетное лицо (подотчет), которому выдаются деньги, должен отчитаться о произведенных расходах. Деньги могут быть переданы ему одним из следующих способов:

• Выдача наличных из кассы предприятия.
• Перечисление средств на карту, открытую на имя сотрудника.
• Снятие оговоренной суммы с корпоративной карточки.

Способ передачи денег может быть любым. При использовании каждого варианта есть свои практические особенности.

Бухгалтерия использует в работе счет 71 – расчеты с подотчетными лицами. При оформлении подотчета проводки могут быть и другими, в зависимости от обстоятельств. Например, например, дебет 68 – оплата налогов через такое лицо, 50 – возврат неиспользованных средств в кассу. Но при работе с подотчетными лицами счет 71 считается основным.

Порядок выдачи наличных средства работникам регулируется Указаниями ЦБ РФ №3210-У и 5348-У.

Для передачи лицу денежных средств должен быть оформлен один из двух документов:

• заявление сотрудника;
• распорядительный документ.

Специальной формы распорядительных бумаг не установлено. Но в них обязательно должна быть следующая информация:

• Полные ФИО работника, которому выдаются деньги, а также его должность в организации.
• Сумма, выдаваемая лицу.
• Срок, по истечении которого средства должны быть использованы или возвращены.

В конце документа ставится подпись ответственного руководителя, его данные и дата.

Законодательство не ограничивает сумму, которая может быть выдана гражданину. Главное, чтобы она была обоснована необходимостью достижения оговоренной цели. Срок выдачи также не регулируется.

Деньги выдаются лицам, которые находятся с работодателем в трудовых или гражданско-правовых отношениях. Граждане, оказывающие услуги, могут получить средства, если это необходимо для достижения целей сделки. Например, штукатур, нанятый для выполнения разовых работ, может получить сумму для покупки расходников.

Безналичным способом могут быть переведены деньги как на личную карту работника, так и на корпоративную. Для этого можно использовать и зарплатную карточку.

Порядок безналичных расчетов с подотчетными лицами должен быть определен внутренней документацией компании. В ней должно быть отражено:

• Допустимые способы безналичных расчетов с сотрудниками и иными лицами.
• Вид и особенности документа, оформляемого при выдаче средств.
• Порядок формирования отчетностей.
• Как осуществляется возврат средств, оставшихся после всех расходов.

Организация вправе определить перечень лиц, которым могут выдаваться деньги и цели, на которые это может быть осуществлено.

Деньги, которые остались после реализации сотрудником возложенной на него обязанности, должны быть возвращены. Если это не произойдет, работодатель вправе удержать остаток с заработной платы. Для этого должны быть соблюдены условия:

• С момента возврата, определенного документально, прошел срок, не превышающий месяц.
• Сотрудник не оспаривает сумму.

При наличии противоречий вопрос может быть разрешен в судебном порядке.

Подотчетному лицу нужно будет отчитаться о расходовании средств в течение 3 дней после завершения командировки или по прошествию срока, на который деньги были выданы. Для этого ему нужно обратиться в бухгалтерский отдел и предоставить отчет, а также документы, указывающие на понесенные расходы (договор, чек, квитанция).

Отчет сотрудника именуется авансовым. Он может быть составлен в любой форме, разработанной компанией. Но в таком случае бланк должен быть закреплен первичной внутренней документацией.

Документы, подтверждающие расходы, должны быть оригиналами. В случае утери нужно обратиться к исполнителю или продавцу за оформлением дубликата или иного документа, подтверждающего расходы.

Наиболее распространенный вариант подтверждающего документа – кассовый чек. Он может быть выдан в электронной форме. В таком случае его распечатка будет приравнена к оригиналу. Но указываемая в нем информация должна быть идентична той, что была бы размещена на бумаге (пункт 4, статья 1.2 ФЗ-54).

Чеки и другие подтверждающие расходы документы используются работодателем в бухгалтерской отчетности. Например, компания может использовать такие траты при использовании УСН на системе «доходы минус расходы».

Если чек будет оформлен с ошибками, ФНС вправе оспорить учет таких расходов. При рассмотрении дела в суде можно предоставить иные документы, подтверждающие, что расчет налога осуществлен правильно.

Сотрудники могут расходовать свои личные средства на нужды компании. В таком случае им положена выплата компенсации (в соответствии со статьей 164 ТК РФ). Такая выплата не будет облагаться НДС, так как не является доходом.

Порядок такой компенсации законодательством не определяется. Он должен быть установлен внутренним актом организации. В нем следует указать:

• Цели расходов, за которые положена компенсация.
• Перечень должностей, которым положена выплата компенсации.
• Порядок выплат.
• Образец заявления, подаваемого сотрудником для выплаты ему компенсации, а также перечень прилагаемых документов.

Сумма такой компенсации не будет относиться к подотчетным средствам, так как по ней не выдавался аванс. Поэтому бухгалтерия использует счет 73.03 (прочие операции).

Компенсация может быть предоставлена наличными или переведена на счет сотрудника (в том числе на зарплатную карту). Платеж не относится к заработной плате.

Под подотчетными средствами понимают сумму, выдаваемую работникам для достижения важных для компании целей. Это может быть покупка расходников, наем третьих лиц, выплата командировочных и иные задачи. Перечень направлений определяется внутренними актами.

Правильное оформление выдачи и возврата подотчетных средств – важный фактор. При наличии нарушений ФНС вправе отказать в учете суммы при снижении налогооблагаемой базы. Поэтому стоит обратиться к профессионалам. Самитов Консалтинг поможет вам ответить на любые вопросы.